Gestionnaire référent ADE - FSEG

L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion (FSEG) est l’une des composantes de l'Université Paris Est-Créteil (UPEC). Elle accueille 1 600 étudiants et propose une offre équilibrée de formations, de la licence au master en formation initiale, en apprentissage et en formation continue. Ouverts à l’international, les cursus sont conçus en lien étroit avec les besoins du monde professionnel.

Missions :

Le / La référent(e) ADE, placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative et de la responsable de la scolarité de la composante, est chargé-e d’organiser, de gérer et d’optimiser la planification de l’ensemble de l’offre de formation (licence et master) portés par la FSEG dans l’outil de gestion ADE. Il/elle assure la cohérence des EDT, la disponibilité des ressources (salles, enseignants, groupes d’étudiants) et contribue au bon déroulement de l’année universitaire.

Le / La référent(e) ADE est la personne ressource pour toutes les questions liées à ADE au sein de la composante. Ses missions sont réalisées en étroite collaboration avec les gestionnaires de scolarité, les enseignants / enseignants-chercheurs, les vacataires de la composante.

Activités principales :

1. Organisation et planification des enseignements sur l’outil ADE

• Collecter auprès de la direction de l’offre de formation et de la vie étudiante les maquettes votées en CFVU nécessaires à la planification des EDT de l’ensemble de l’offre de formation ;

• Paramétrer l’outil de gestion par formation pour permettre la planification des EDT, en garantissant les volumes horaires définis dans les maquettes (CM, cours-TD et TD) ;

• Collecter les disponibilités des chargés d’enseignement avant la saisie des EDT sur l’outil ;

• Collaborer avec le service vacataire pour s’assurer de la légitimité d’un nouveau vacataire à enseigner dans la composante ;

• Saisir les enseignements sur l’outil en les reliant aux chargés d’enseignement les assurant, et en respectant les périodes de placement (semestre 1 et semestre 2) ;

• Notifier les enseignants via ADE une fois la planification réalisée ;

• Intervenir sur l’outil en cas d’annulation d’un cours, et s’assurer de sa reprogrammation avant la fin du semestre.

• Mettre à disposition du référent RH de la FSEG les heures d’enseignement réalisées par les enseignants / vacataires, afin de permettre la validation des services dans l’outil OSE et leur mise en paiement.

2. Planification des salles sur l’outil ADE

• Garantir l’affectation appropriée des salles pour chaque cours de la composante ;

• Collaborer avec le service du patrimoine pour l’obtention des amphithéâtres et des salles mutualisées de l’université gérés par ce service ;

• Collaborer avec les directions et autres composantes de l’université afin de mettre à disposition les salles de la FSEG et de procéder en cas de besoin à la réservation de salles et amphis d’autres composantes ;

• Participer aux réunions de placement des cours par semestre, animées par la direction du patrimoine.

3. Planification des examens sur l’outil ADE

• Collaborer avec les gestionnaires de scolarité et le service du patrimoine pour la planification des examens de session 1 et de session 2 dans les amphithéâtres de l’université ;

• Participer aux réunions de placement des examens par semestre, animées par la direction du patrimoine ;

• Organiser et planifier les surveillances d’examens, saisir les heures de vacation dans l’outil de gestion dédié, en lien avec l’ensemble des gestionnaires pédagogiques du service scolarité.

4. Appui aux gestionnaires pédagogiques

Le ou la référent(e) ADE apporte également un soutien aux gestionnaires pédagogiques lors des périodes de forte activité.

5. Amélioration continue et évolution des pratiques

• Suivre l’évolution de l’offre de formation et des modalités pédagogiques ;

• Collaborer avec l’administrateur ADE de l’université pour permettre la mise en œuvre des évolutions du logiciel ;

• Se former aux nouveaux outils, procédures et réglementations (logiciels, modalités pédagogiques, etc.) ;

• Participer à l’amélioration continue du fonctionnement du service scolarité.

Activités secondaires :

• Prendre en charge certaines missions rattachées au référent outil APOGEE en complémentarité et/ou en cas d’absence ou d’indisponibilité du référent outil APOGEE ;

• Réaliser les extractions depuis l’outil de gestion nécessaires au suivi et au contrôle des enseignements ;

• Participer aux réunions de service et aux actions transversales de la composante ;

• Participer à la Journée Portes Ouvertes de l’UPEC.

Conditions particulières d’exercice :

• Pics d’activité en période d’inscriptions et d’examens ;

• Respect strict des calendriers universitaires et des échéances réglementaires.