Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand-Est Parisien, l’établissement développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.
La Faculté des Lettres, Langues et Sciences Humaines est une composante pluridisciplinaire structurée en 6 laboratoires de recherche, 10 départements de formation initiale, 2 départements de formation continue et compte près de 4000 étudiants. Implantée sur 3 sites dont le principal à Créteil, elle assure des formations de niveau Licence à Master.
Le chargé(e) de gestion pédagogique et des étudiants est affecté à l’UFR de Lettres, Langues et Sciences Humaines. Il/elle sera placé(e) sous l’autorité hiérarchique du manager de l’EUR et de la responsable administrative de composante et travaillera en lien fonctionnel avec la direction et les instances de l’EUR du Grand Paris « Francophonies et Plurilinguismes : Politique des langues ». Sa principale mission est d’assurer la gestion pédagogique et administrative des parcours de formation FRAPP et le suivi administratif d’une partie des activités de l’EUR, en lien avec les services des composantes associées et les services centraux de l’UPEC (financier).
1. Volet pédagogique / formation des étudiants :
Recrutement
- traiter les dossiers de candidature avec l'application e-candidat et la plateforme Monmaster : vérifier les dossiers, transmettre au comité exécutif de l’EUR et aux responsables pédagogiques des masters concernés, notifier les décisions aux candidat.e.s (retenus ou refusés), constituer une liste des étudiants admis
Scolarité
Inscription :
- Gérer les inscriptions administratives des étudiants en lien avec les composantes impliquées
- Etablir les contrats pédagogiques des étudiants ; organiser et gérer l’inscription pédagogique pour transmission aux composantes concernées et assurer la coordination avec les enseignants concernés
- Superviser l’inscription des étudiants dans les séminaires FRAPP et les séminaires des masters impliqués dans l’EUR
Emploi du temps et examens
- Elaborer les emplois du temps (identifier créneaux pour les séminaires FRAPP et réserver les salles) en concertation avec les responsables pédagogiques des masters et les services de l’UFR concernés
- Rassembler les informations relatives aux emplois du temps, calendriers des cours et des examens et modalités des examens et de validation des séminaires FRAPP et des masters associés
- Informer les étudiants et enseignants en cas de changement d’emploi du temps, de modification ou d’annulation de cours
- Recueillir les notes obtenues par les étudiants
- Etablir des arrêtés de jury
- Organiser les soutenances de mémoire et de la cérémonie de remise des diplômes
Accompagnement
- Guider les étudiants et les enseignants dans les relations avec les autres services de l’EUR et les composantes impliquées
Evaluation des enseignements
- Participer à la préparation, diffusion et traitement des questionnaires de satisfaction des étudiants
2. Volet communication / information
- Concevoir et préparer un livret d’accueil pour étudiants FRAPP et transmettre les éléments nécessaires pour la mise à jour des livrets des masters associés à l’EUR
- Constituer une liste des coordonnées des enseignants et des étudiants inscrits pour diffusion interne à l’EUR
- Mettre à jour le site internet de l’EUR (partie formation)
- Rassembler les statistiques relatives au recrutement des étudiants sur les plateformes (en vue de l’établissement des rapports annuels ANR)
- Tout au long de l’année :
o Accueillir, informer et orienter les étudiants et les personnes qui sollicitent l’EUR et identifier l’interlocuteur pertinent si besoin
o Assurer l’accueil physique et à distance (téléphone, Teams, courriels)
3. Organisation d’événements
- Cérémonie de remise des diplômes
- Assurer l’organisation logistique des événements scientifiques de l’EUR, dont son Université d’été annuelle
- Appuyer l’organisation de missions (intervenants invités, mobilité des enseignants de l’EUR)
- Assurer l’organisation logistique des séminaires : réservation des salles et transmission des demandes d'intervention technique
4. Gestion administrative
- Enseignements : assurer le suivi pour le service RH / financier des heures d’enseignements FRAPP en lien avec les responsables des séminaires
- Secrétariat : préparation et délivrance d’attestations d’inscription, d’assiduité, etc.
- Missions et intervenants : gérer l’organisation logistique et l’aspect financier avec le service financier dédié à l’EUR
- Services généraux : commandes de fournitures, matériel, etc.) et suivre le budget affecté à ces dépenses
- De 2 à 4 ans au sein d’une université ou d’un établissement de l’enseignement supérieur, au contact des étudiants et des enseignants
- Savoir coordonner des activités
- Être autonome et savoir prendre des initiatives dans le périmètre de ses activités
- Avoir une bonne connaissance et compréhension de l’enseignement supérieur et du fonctionnement d’une université
- Appliquer la réglementation du domaine et respecter les procédures
- Recueil et réponses aux besoins exprimés par les étudiants et les enseignants
- Savoir gérer plusieurs dossiers de front
- Maîtrise de l’anglais (B2 minimum)
- Compétence rédactionnelle
- Apogée (niveau familier/expérimenté). A défaut, volonté de se former.
- e-candidat et Monmaster
- ADE (application emploi du temps)
- Logiciels bureautique (indispensable)
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