Référent APOGEE - Faculté des Sciences Economiques et de Gestion

L'UFR de Sciences Economiques et de Gestion (FSEG) est l’une des composantes de l'Université Paris Est-Créteil (UPEC). Elle accueille 1 600 étudiants et propose une offre équilibrée de formations, de la licence au master en formation initiale, en apprentissage et en formation continue. Ouverts à l’international, les cursus sont conçus en lien étroit avec les besoins du monde professionnel.

 Dans ce contexte, la FSEG recrute un(e) référent(e) APOGEE.

 Missions :

Le / La référent(e) APOGEE, placé(e) sous l’autorité de la responsable administrative et de la responsable de la scolarité de la composante, assure la structuration et la saisie des données nécessaires à l’utilisation de l’outil de gestion APOGEE, ainsi que le suivi des processus liés à la scolarité des étudiants et stagiaires inscrits aux différents diplômes universitaires portés par la FSEG.

Le / La référent(e) APOGEE est la personne ressource pour toutes les questions liées à APOGEE au sein de la composante. Il/elle assure le relais entre le pôle Si-Scolarité (Système d’Information Scolarité), en charge des outils de gestion de la scolarité, et la composante. Ses missions sont réalisées en étroite collaboration avec les gestionnaires de scolarité.

 Activités principales :

1.   Modélisation des formations sur l’outil APOGEE

• Structurer l’ensemble des formations dans APOGEE : arborescences, création des codes, règles de calcul des notes, liens de correspondance ;

• Vérifier, en collaboration avec la responsable de scolarité et la responsable administrative, la mise en œuvre des modalités contrôles de connaissances ;

• Créer les maquettes des procès-verbaux de jurys et des relevés de notes ;

• Tester la modélisation avant la saisie des notes par les gestionnaires de scolarité afin de garantir l’application correcte des règles de calcul ;

• Mettre à jour les formations et les modalités de contrôle des connaissances.

2.   Post modélisation et gestion de l’outil

• Créer les groupes (niveau licence – IP Web).

• Participer à l’ensemble des jurys et veiller au bon déroulement des délibérations ;

• Gérer le report des notes en session 2 et garantir la cohérence des résultats ;

• Archiver les procès-verbaux ;

• Clôturer les sessions et garantir la mise à disposition des notes en ligne pour les étudiants via l’application e-campus ;

• Lancer et suivre la délivrance des diplômes ;

• Vérifier la saisie correcte des résultats aux niveaux VET et VDI pour les remontées ministérielles ;

• Traiter les demandes d’habilitation des nouveaux gestionnaires.

3.   La référent(e) est également en charge de l’accompagnement des gestionnaires de scolarité (6 personnes) sur les activités suivantes :

·       Inscriptions pédagogiques

• Réalisation des inscriptions pédagogiques de masse ;

• Saisie des validations d’acquis et les dispenses ;

• Identification des étudiants en régime dérogatoire sur APOGEE.

 ·       Préparation des jurys de délibérations

• Lancement des calculs de notes ;

• Gestion des anomalies ;

• Edition et contrôle des différents procès-verbaux de jury avant envoi aux responsables de formation.

 ·       Gestion post-jury

• Modification des notes si nécessaire et édition de nouveaux procès-verbaux ;

 ·       Campagne d’inscription

• Saisie des interdictions de réinscription et les « laisser-passer » ;

• Communication des interdictions aux étudiants concernés.

4.   Amélioration continue et évolution des pratiques

• Suivre l’évolution de l’offre de formation et des modalités pédagogiques ;

• Se former aux évolutions de l’outil APOGEE, aux nouveaux outils, procédures et réglementations (logiciels, modalités pédagogiques, etc.) ;

• Participer à l’amélioration continue du fonctionnement du service scolarité.

 Activités secondaires :

• Prendre en charge certaines missions rattachées au référent outil ADE en complémentarité et/ou en cas d’absence ou d’indisponibilité du référent outil ADE ;

• Participer aux réunions de service et aux actions transversales de la composante ;

• Participer à la Journée Portes Ouvertes de l’UPEC.

Les missions sont susceptibles d'évoluer en fonction de l’évolution de l’offre de formation, des projets de l'établissement et des évolutions institutionnelles.

Conditions particulières d’exercice

• Pics d’activité en période d’inscriptions et d’examens ;

• Respect strict des calendriers universitaires et des échéances réglementaires.