Acteur majeur de l’innovation universitaire ancré dans le Grand Est Parisien, l’Université Paris Est Créteil développe une approche en synergie de ses missions de formation, de recherche, d’insertion professionnelle et de lien avec les partenaires. Elle favorise les démarches interdisciplinaires pour répondre aux défis de la société dans son environnement.
La Faculté de Droit est un campus constitué de 3 bâtiments, 1 bibliothèque universitaire, 2 laboratoires de recherche (MIL et LDP) pour 4000 étudiants de la 1ère année au doctorat. Elle favorise l'ascension sociale par le mérite et le talent de chaque étudiant vers la réussite.
Chargé.e d’assister le doyen, le(la) responsable administratif(tive) de la composante dans l’exercice de leurs fonctions et en relation avec l’ensemble des services de la composante, vous assurerez les activités suivantes :
Gestion du courrier et diffusion de l’information :
- Réceptionner et distribuer l’ensemble du courrier arrivé au service de la direction
- Assurer la transmission des documents auprès des différents services de la faculté et de
l’université
- Gérer la diffusion des informations auprès des personnels enseignants et BIATSS de la
faculté (relais culture et loisirs, arbre de Noël…)
- élaborer et mettre à jour tous les annuaires et bases de données de la faculté
Gestion et suivi de dossiers :
Conseils de faculté pléniers et restreints de la faculté :
Etablir le planning prévisionnel des conseils selon les différentes campagnes (Scolarité, RH..)
Préparer les convocations, pouvoirs, feuilles d’émargement,
Préparer l’ordre du jour, transmettre les documents préparatoires
Rédiger les comptes rendus
Evènementiels :
Préparation des évènementiels institutionnels de la faculté
Organisation des cérémonies de diplômes en lien avec les gestionnaires de scolarité
Réservation des salles et locaux pour les évènements
Commande et relai auprès du traiteur du marché public en lien avec le service financier
Gestion du stock et des prêts des toges
Logistique de la direction
Assurer l’accueil physique et téléphonique de la direction
Assurer les relations avec la direction du Patrimoine
Gérer les différents types de fournitures de la direction et passer les commandes nécessaires
Gérer les agendas de la direction et le planning de la salle de réunion de la direction,
Être en soutien de l’équipe de direction sur des actions ou évènements spécifiques :
colloques, etc...
Commissions de discipline en lien avec la responsable de scolarité :
- Réceptionner les dossiers, les enregistrer, les transmettre à la présidence pour saisine de la
commission
- Etablir des tableaux de bord permettant de suivre les dossiers depuis leur réception jusqu’à
la décision de la commission
- Informer les différents responsables des décisions
Statistiques/arrêtés de jury/contrôle de connaissances :
- Tenir à jour les statistiques d’inscription des étudiants, le taux de réussite aux examens
pour les différents diplômes de la faculté
- Préparer les propositions d’arrêtés de jury pour signature du président, en assurer la
diffusion
- Collecter les documents de contrôle de connaissances en vue de la préparation des
conseils, puis assurer la transmission des documents auprès du SIOE ; après adoption par la
commission de validation de l’université (CFVU), en assurer la diffusion
Ce poste est ouvert aux agents contractuels (CDD de 12 mois) de catégorie C.
Une expérience sur des fonctions similaires et une connaissance du fonctionnement d'un établissement d'enseignement supérieur seraient appréciées.
Compétences requises :
Savoirs sur l’environnement professionnel
- Connaissance générale des techniques de gestion administrative
- Notions de base en gestion budgétaire et comptable souhaitées
Savoir-faire opérationnels
- Savoir informer et rendre compte
- Rechercher l’information, la vérifier, la classer
- Maitriser les logiciels courants de bureautique
- Planifier son activité et hiérarchiser ses tâches
- Disposer de capacités rédactionnelles et maîtriser l’orthographe
- Connaître l’organisation, le fonctionnement et l’activité de l’université
- Travailler en collaboration avec les interlocuteurs internes et externes
Savoir-être
- Rigueur, autonomie, prise d’initiative, réactivité
- Discrétion et confidentialité indispensables
- Forte capacité d’organisation et de gestion des priorités
Université inclusive et investie pour la qualité de vie au travail de ses agents, l’UPEC développe des conditions d’emploi favorables :
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